Préparer les documents
Sur cette page, vous allez apprendre à préparer les documents tels que :
Mis à jour
Sur cette page, vous allez apprendre à préparer les documents tels que :
Mis à jour
Modifier l’en-tête et le pied de page
Configurer les récapitulatifs
Générer des courriers
Optimiser l’utilisation du carnet d’adresses
Utiliser les compétences
L’impression dans DeviSOC est contextuelle : le contenu imprimé dépend de la ligne sur laquelle vous vous trouvez.
Pour imprimer un lot, placez-vous sur le titre du lot.
Pour imprimer un chapitre, positionnez-vous sur le titre du chapitre.
Pour imprimer une récapitulation, placez-vous sur le titre de l’affaire ou sur le titre de l’onglet.
Avant une première impression, une préparation minimale est nécessaire afin d’obtenir un document complet.
Un document standard se compose généralement de :
une page de garde,
un corps de document,
une récapitulation.
Cela est particulièrement valable pour les documents de type DQE, CCTP et DPGF.
DeviSOC propose des modèles prédéfinis adaptés aux usages les plus courants. Toutefois, il est recommandé de vérifier les paramètres d’impression avant chaque utilisation.
La page de garde d’un lot comprend les informations suivantes :
Le titre de l’affaire
Le logo de l'expéditeur de document
L’adresse du chantier
L’adresse du maître d’ouvrage / client
Le code et le titre du lot
La date et la phase du projet
La liste des intervenants et leurs adresses
Numéro
Emplacements
Description
1
Le logo
Affiche le logo de l'affaire. Il peut être défini dans les paramètres de l'affaire, onglet IMAGES
2
Le titre de l'affaire
Affiche le titre de l'affaire. Vous pouvez le modifier dans le navigateur GENERAL
> Données générales.
3
L'adresse du chantier
Affiche l'adresse complète du chantier. A modifier dans GENERAL
> Données générales.
4
L'image du dossier
Affiche l'image du dossier. A modifier dans GENERAL > Paramètres de l'affaire puis onglet Images.
5
L'adresse du maitre d'ouvrage/clients
Affiche le maitre d'ouvrage. A modifier dans GENERAL > Intervenants.
6
Le code et le titre de lot
Saisissez directement le code et le titre du lot. Vous pouvez aussi modifier le code et titre du lot depuis ETUDE > Données Lots
7
Le titre du document
Le titre du document peut être saisi et remplace le titre par défaut de cette affaire. Le titre de document n'est pas valable sur les autres affaires.
8
Code dossier, date lot, phase dossier, indice document
Affiche et permet de saisir le numéro de dossier, la date au format jj/mm/aaaa et l'indice lié au document
9
Liste des adresses d'intervenants
Affiche tous les intervenants sauf le maître d'ouvrage et clients renseignés depuis GENERAL > Intervenants
Les en-têtes et pieds de page ne sont pas visibles en mode Document. Cependant, ils seront bien présents lors de l’aperçu et à l’impression du document.
Les documents génèrent automatiquement les informations suivantes dans les en-têtes et pieds de page :
En haut à gauche : code de l’affaire, titre de l’affaire
En haut à droite : code du document, code et titre du lot
En bas à gauche : adresse du chantier
En bas à droite : phase du projet et date
Pour personnaliser l’en-tête ou le pied de page :
Allez dans l’onglet ÉDITION, puis sélectionnez Paramètres de l’affaire
Cliquez sur Impression des documents
Choisissez ENTÊTE ou PIED
Modifier selon vos convenances l'affichage de votre entête ou pied de page :
Vous pouvez afficher ou non des logos.
Vous pouvez également modifier le contenu. Cela requiert toutefois une bonne compréhension du fonctionnement de l’outil Incrustation dans DeviSOC.
Une fois les modifications effectuées, retournez sur votre document, puis lancez un aperçu avant impression afin de visualiser le rendu final.
La récapitulation d’un lot peut être entièrement personnalisée en fonction de vos besoins. Ce paramétrage s’effectue affaire par affaire ou document par document, selon le contexte de travail.
Numéro
Description
1
Titre du lot
2
Récapitulatif des localisations
3
Récapitulatif des chapitres et Total du lot
4
Récapitulatif des options ou variantes
5
Signatures
En mode DOCUMENT, effectuez un clic droit sur le total du lot dans le style courant.
Sélectionnez "Paramètres de récap des lots".
Si les options sont grisées, cochez "Récapitulatif détaillé" pour les activer.
Ajustez ensuite les paramètres selon vos besoins, en vous référant au tableau explicatif ci-dessous.
Numéro
Fonction
1
Mode détaillé : affiche l’ensemble des éléments avec toutes les options disponibles
Mode simple : affiche uniquement le total du lot et les zones de signature
2
Récapitulatif des chapitres avec ou sans généralités, options ou variantes.
3
Ce récapitulatif s’affiche uniquement si le lot contient des lignes identifiées comme options ou variantes. Pour l’ajuster :
Utilisez les paramètres de niveau et de profondeur situés dans la partie droite de la fenêtre.
Vérifiez que les lignes concernées sont correctement marquées comme option ou variante dans le lot.
4
Si des remises ont été appliquées, la récapitulation affichera :
le total brut du lot,
le total net après déduction,
ainsi que la somme des négociations appliquées au lot.
5
Cette option permet de filtrer les niveaux à afficher dans les récapitulatifs des chapitres, variantes et options, pour une présentation adaptée à vos besoins.
6
La profondeur détermine le niveau de détail affiché dans les récapitulatifs. Plus la profondeur est élevée, plus le nombre de lignes extraites et affichées à partir du plan est important. Ce paramètre fonctionne en combinaison avec l’option « niveaux à récapituler » pour filtrer précisément les contenus.
Dans le navigateur, choisissez le document ‘DQE’.
Sélectionnez le titre du lot à imprimer.
Cliquez sur l’icône Aperçu avant impression pour visualiser le document avant impression.
Dans le navigateur, sélectionnez le document ‘DQE’.
Passez en mode PLAN et sélectionnez les titres des lots à imprimer :
Utilisez la touche CTRL pour sélectionner plusieurs lots non consécutifs.
Utilisez la touche SHIFT pour sélectionner plusieurs lots consécutifs.
Cliquez sur l’icône Aperçu avant impression.
Les lots sélectionnés seront imprimés successivement dans le même document.
Dans le navigateur Récapitulatifs, choisissez le document TCE Etude
Modifier le tableau selon vos convenances via les modes de vues.
Cliquez sur un des boutons d'impression PDF.
Le document Lettres et télécopies permet de créer facilement des courriers. Pour y accéder :
Ouvrez le navigateur,
Sélectionnez l’onglet GENERAL,
Puis cliquez sur Lettres et Télécopies.
Le premier aperçu dans ce document s’affiche comme ci-dessous.
Cliquez sur « Ajouter un destinataire ».
Si la liste est vide, cela signifie qu’aucun intervenant ou entreprise n’a été saisi.
Reportez-vous au chapitre précédent : Saisir les intervenants du chantier.
Vous pouvez également créer ou sélectionner un tiers directement depuis cette fenêtre en cliquant sur :
« Créer un nouveau tiers »
« Choisir un autre tiers »
Ces actions vous redirigeront vers le style approprié.
Après avoir choisi un tiers, l’écran suivant apparaîtra :
Cliquez sur « Ajouter un document ».
Sélectionnez « À partir de la bibliothèque de documents standard » si aucun document personnalisé n’a été créé.
Choisissez la lettre ou télécopie souhaitée dans le menu proposé.
Cliquez sur « Choisir » pour insérer le document.
Une fois le document créé, il s’affichera selon la présentation suivante :
Dans la partie « OBJET », vous pouvez saisir l’objet du courrier ou utiliser l’objet par défaut en cliquant dessus. Exemple : « Dépôt du permis de construire ».
Le logo est automatiquement inséré s’il a été configuré au préalable dans les paramètres (voir : Définir une image ou logo pour toutes vos affaires). Vous pouvez modifier le logo à tout moment par un clic droit sur celui-ci.
Le choix du Maître d’ouvrage ou du Maître d’œuvre peut également être modifié par un clic droit.
Le texte de la lettre contient des incrustations, c’est-à-dire que certaines informations sont automatiquement reprises, comme l’adresse du chantier ou le titre de l’affaire.
Le carnet d’adresses de DeviSOC est un fichier au format .dvs regroupant toutes les fiches d’adresses sous forme de lignes de niveau 9.
Ce fichier, nommé _TIERS.dvs, est situé par défaut dans le dossier :
C:\SOC\DeviSOC v6.X\Usr\Commun\Config
Il peut être ouvert comme une affaire pour modifier directement son contenu (voir le chapitre « Ouvrir le carnet d’adresses » ci-dessous).
Le carnet d’adresses peut être enregistré :
Localement sur le poste utilisateur, pour une utilisation individuelle.
Sur un serveur ou dossier partagé, afin de permettre le partage des adresses entre plusieurs utilisateurs d’un même réseau.
Chaque affaire DeviSOC contient également un onglet « Carnet d’adresses », synchronisé avec le carnet d’adresses global.
La synchronisation avec le carnet d’adresses global peut se faire selon deux modes :
Synchronisation continue : Lorsque le carnet d’adresses est enregistré localement sur le poste de l’utilisateur.
Synchronisation ponctuelle : Lorsque le carnet d’adresses est partagé sur un serveur.
Pour plus de détails, consultez le chapitre « Définir le mode de synchronisation avec le carnet d’adresses ».
Dans le menu principal, sélectionnez « Outils » puis « Préférences DeviSOC ».
Ouvrez l’onglet « Tiers ».
Choix du type de synchronisation :
1
Continue :
À chaque modification d’une adresse, que ce soit dans l’affaire ou dans le carnet d’adresses, les deux sont automatiquement mis à jour.
Avantage : vos adresses sont toujours synchronisées et à jour.
1
Ponctuelle :
Dans ce mode, il est nécessaire de cliquer sur l’icône de synchronisation pour mettre à jour l’affaire ou le carnet d’adresses.
Avantage : le carnet d’adresses peut être enregistré sur un serveur, permettant à chaque utilisateur d’y accéder de manière ponctuelle.
2
La synchronisation automatique à l’ouverture d’une affaire peut être activée ou désactivée.
Désactiver la synchronisation accélère l’ouverture des affaires,
mais ne garantit pas que les informations des adresses dans l’affaire soient à jour.
3
Deux modes de comparaison sont disponibles :
Comparaison par nom uniquement Seul le titre (nom) des adresses est comparé.
Comparaison sur l’ensemble des informations communes Toutes les informations partagées entre les adresses sont comparées.
4
Si cette option est activée (case cochée), DeviSOC enregistre les modifications effectuées dans le carnet d’adresses au sein de l’affaire, mais ne permet pas à l’affaire de modifier le carnet d’adresses.
Le carnet d’adresses contient les informations de vos intervenants et entreprises, accessibles depuis toutes les affaires.
Par défaut, le fichier carnet d’adresses est installé localement sur votre machine, à l’emplacement suivant :
C:\SOC\DeviSOC v6.X\Usr\Commun\Config\_TIERS.DVS
Vous pouvez choisir un autre emplacement si vous le souhaitez.
Si le fichier est enregistré sur un serveur, il peut être partagé entre plusieurs utilisateurs.
Vérifiez qu’un fichier _TIERS.DVS existe, par exemple sur le serveur ou sur un autre poste.
Si votre fichier sert de référence, copiez-le aux autres utilisateurs.
Pour définir ou modifier le fichier carnet d’adresses utilisé :
Sélectionnez le menu « Outils », puis « Préférences DeviSOC ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez l’onglet « DeviSOC ».
Cliquez sur le bouton […] dans l’encadré « Carnets d’adresses ».
Sélectionnez le fichier _TIERS.DVS que vous souhaitez utiliser comme carnet d’adresses.
Cliquez sur le raccourci 'Ouvrir le fichier des contacts' dans l’onglet CARNET D'ADRESSES du navigateur
Le fichier _TIERS.DVS s’ouvre au-dessus de votre affaire en cours.
Passez en mode PLAN en appuyant sur la touche F8 pour afficher l’arborescence.
Cliquez sur l’icône [Aff] pour modifier le contenu du carnet d’adresses.
Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des fiches d’adresses (niveau 9).
Les compétences sont des critères que vous pouvez attribuer aux intervenants ou aux entreprises. Elles permettent de les filtrer facilement depuis le carnet d’adresses.
Il existe deux types de compétences :
Compétences d’intervenant (MOA, MOE, Architecte, SPS, etc...)
Compétences d’entreprise (GROS-OEUVRE, PLATRERIE, SANITAIRE, etc...)
Dans l’onglet GENERAL du navigateur, cliquez sur Intervenants.
La liste des intervenants s’affiche.
Cliquez sur le bouton « Ajouter un autre type d'intervenant » situé en haut à droite de la liste.
La liste des compétences s'ouvre alors.
Dans l’onglet GENERAL du navigateur, cliquez sur Intervenants.
La liste des intervenants s’affiche.
Cliquez sur le bouton « Ouvrir le fichier des compétences » situé en haut à droite de la liste.
Le fichier des compétences s’ouvre alors.
Cliquez sur l’icône [Aff].
Cliquez sur le bouton [Ajouter une compétence].
Une nouvelle ligne vide apparaît.
Saisissez le titre « O.P.C. : Ordonnancement, Pilotage, Coordination » dans la colonne de droite.
Le code de la compétence se génère automatiquement.
Sinon, saisissez manuellement le code OPC dans la colonne de gauche.
