Suivre l'avancement des travaux avec les situations réalisées
Sur cette page, vous allez apprendre à générer des situations réalisées et à produire les propositions de paiement associées.
Introduction :
Le suivi financier dans DeviSOC est accessible via les licences Suivi en tant que Maîtrise d'Œuvre ou Contractant Général. Pour cela, le sous-onglet du navigateur qui nous intéressera sera "Suivi Entreprise".
Les situations d'avancement (Situation Réalisée)
Présentation du document
Les documents DeviSOC permettant de réaliser des situations d'avancement sont :
Le document Situations réalisées par lot permettra de pouvoir gérer l'avancement des travaux selon le lots.
Le document Situations réalisées TCE aura lui une approche plus global, nommé Tout Corps d'Etat (TCE)
Les situations réalisées se décomposent en 4 parties :
L’entête de gestion : Cette partie vous permettra de pouvoir réaliser un avancement général du lot directement via la Réalisation du marché / Réalisation des marché + avenants ainsi que de pouvoir valider les factures afin de générer les propositions de paiement associés via le bouton Valider la Situation.
La page de garde par lot : Cette partie reprend une page de garde de présentation que vous pouvez moduler selon vos besoins.
Le corps du lot : Cette partie vous permettra de pouvoir modifier les avancements par position, que ce soit par % réalisé, quantité réalisée ou H.T réalisé.
Le récapitulatif : Cette partie vous indiquera l’avancement par chapitre et par avenant ainsi que les montants correspondants (dont les acomptes déjà perçus par l’entreprise). Comme pour la page de garde, cette partie est flexible en terme d'information à afficher.
Édition d'une situation réalisée
Le document Situation Réalisée vous affichera toujours la situation en cours d'édition. A chaque validation, la situation validée sera sauvegardée dans un historique et la situation suivante sera alors affichée pour poursuivre le suivi financier. Pour cela, éditer votre première situation réalisée en renseignant l'avancement au global.
Il y a deux méthodes pour renseigner un avancement. Soit par avancement global :
Réalisation du marché : Montant à la signature du marché sans avenants
Réalisation marché + avenants entreprises : Montant majoré des potentiels avenants entreprises
REMARQUE : Le montant du marché et le montant commandé peuvent varier l'un par rapport à l'autre si des avenants sont validés au cours de l'avancement du lot. De ce fait, le pourcentage d'avancement s'ajustera en fonction.
ou par position du lot :
% réa : pourcentage d'avancement de la position
Qté réalisée : Quantité réalisée de la position
HT Réalisé : Prix forfaitaire de la position
Une fois l'avancement édité, il suffit de valider la situation via le bouton Valider la Situation situé sur l'entête de la situation du lot :
N'oubliez pas de valider chaque situation pour l'enregistrer et de la sauvegarder en PDF afin de conserver une copie.
DeviSOC vous proposera de créer une proposition de paiement associée ou le décompte définitif. Vous pourrez accepter ou refuser cette création (et ainsi la créer vous-même plus tard).
Attention : La situation sera tout de même validée même si vous ignorez la création de proposition ou de décompte.
Options et boutons annexes des Situations d'avancement :
Sur l'entête, vous avez la possibilité d'imprimer ou d'exporter la situation dans les formats ci-après :
Des configurations avancées sont disponibles via le bouton Paramètres au besoin :
Par défaut, les avenants des entreprises du lot seront affichés à la suite de la situation. Les chapitres d’avenants vont apparaître sous les chapitres du marché.
Cependant, si nécessaire, vous pouvez séparer l'avancement du marché et ses avenants en deux documents distincts ssen décochant l'option "Afficher la situation des avenants avec le lot". Vous devrez alors utilisez le bouton [Aller sur la situation des avenants entreprises] pour naviguer d’un document à l’autre.
Possibilité de modifier la date de la situation :
ATTENTION : NE JAMAIS CHANGER LA NUMÉROTATION DES SITUATIONS DEPUIS LA PAGE DE GARDE DE LA SITUATION.
Exporter et importer une situation d'avancement
Vous avez la possibilité d'exporter vers Excel la situation d'avancement d'un lot, soit vierge, soit avec un avancement déjà effectué.
Pour exporter votre situation :
Cliquez d'abord sur les paramètres du document (en haut à gauche) depuis le menu Édition.
Sélectionnez les données que l'entreprise pourra saisir librement pour compléter le fichier Excel.
Une fois ces éléments vérifiés, retourner sur le document Situations Réalisées
Pour exporter :
Cliquez ensuite dans le menu "Import/Export", puis sur "Export Excel".
Pour importer :
Cliquez sur l'icône Excel pour récupérer le fichier rempli par l'entreprise titulaire du lot.
Afficher une situation antérieure :
DeviSOC n'affiche que la situation actuelle et modifiable. Si vous souhaitez afficher une situation antérieure, par exemple pour l'imprimer, procédez comme suit :
Effectuez un clic-droit sur le bouton "Valider la Situation".
Un historique des situations s'affichera.
Cliquez avec le bouton gauche sur la situation souhaitée pour la charger.
Attention : Charger une situation antérieure ne vous permettra pas de la modifier. Si vous souhaitez modifier une situation antérieure, vous devrez supprimer les situations ultérieures.
Pour revenir sur la situation éditable, sélectionnez "Situation en cours".
Supprimer la situation actuelle :
Pour supprimer la situation actuelle, vous pouvez cliquer sur le bouton "Supprimer la dernière situation", soit via l'en-tête, soit via le menu contextuel en effectuant un clic-droit sur "Valider la Situation".
Supprimer toutes les situations d'un lot :
Pour supprimer l'intégralité des situations d'un lot, vous pouvez supprimer toutes les situations ou l'historique des situations.
Attention : Dans les deux cas de suppression, supprimer une ou plusieurs situations ne supprimera pas les propositions de paiement associées. Si vous devez nettoyer le suivi financier d'un lot, une fois les situations supprimées, n'oubliez pas d'aller supprimer les propositions de paiement associées.
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