📈Repérer et négocier les meilleures offres
Sur cette page, vous découvrirez comment utiliser les outils de configuration des offres dans le logiciel DeviSOC.
Voici en bref ce que vous allez découvrir dans ce chapitre :
■ Les options automatiques de l'analyse
■ Noter les offres d'entreprise
■ Négocier et finaliser les offres des entreprises
Options automatiques
Il est possible d'activer des fonctions automatiques depuis le style 'Options d'analyse' dans l'onglet ANALYSE. Ces fonctions s'appliquent à l'ensemble des documents de l'analyse.
Lorsque les marchés sont attribués, le titulaire est automatiquement placé en première position.
Si aucun prix n'est saisi pour une entreprise consultée, elle est reléguée en dernière position.
Cette option permet à DeviSOC de définir automatiquement le mieux-disant en fonction de la meilleure note totale, une fois que les critères et les notes sont saisis. Une colonne de proposition de classement est également ajoutée dans le rapport d'analyse et de classement.
Classer automatiquement les consultés en fonction du prix de leur offre.
Le prix est intégré dans la liste des critères de sélection de l'analyse des offres. Ce critère est automatique, ce qui signifie que la note se calcule automatiquement dans les rapports d'analyse.
Vous trouverez la note maximale et la pondération appliquée à ce critère dans les options d'analyse. La colonne de note sur le prix est distincte des autres colonnes de note.
Classer les candidats selon des critères de sélection libres
Définir les critères de sélection
Définir les critères de sélection est une étape essentielle pour effectuer une analyse qualitative des entreprises candidates et déterminer le mieux-disant. Ces critères doivent être notés en fonction des priorités que vous avez définies, avec l'attribution de coefficients de pondération.
Pour commencer, ajoutez des critères dans le style 'Choix critères de sélection'.
Cliquez sur le + vert pour ajouter des critères (croix rouge pour supprimer)
Saisissez un libellé manuellement ou faites un clic-droit sur la cellule pour le sélectionner dans le menu contextuel qui s'affiche
Indiquez la note maximale selon votre échelle de notation
Vous pouvez utiliser des coefficients de pondération pour donner plus d'importance à un critère
La notation globale se fera automatiquement en fonction du mode de calcul retenu : Soit sur la moyenne des notes pondérées
Soit sur la somme totale des notes pondérées
Pour ajouter des critères :
Cliquez sur le + vert (ou utilisez la croix rouge pour supprimer).
Saisissez manuellement un libellé ou faites un clic-droit sur la cellule pour le sélectionner dans le menu contextuel qui s'affiche.
Indiquez la note maximale selon votre échelle de notation.
Vous pouvez également utiliser des coefficients de pondération pour attribuer plus d'importance à un critère spécifique.
La notation globale se fera automatiquement en fonction du mode de calcul retenu : soit sur la moyenne des notes pondérées, soit sur la somme totale des notes pondérées.
Attention : si vous optez pour le calcul de la moyenne pondérée, assurez-vous de vérifier la note maximale (20 par défaut). Ce choix est inutile avec le calcul de la somme totale.
Attribuer des notes aux entreprises
Saisissez les notes dans le style 'rapport d’analyse et classement' (onglet ANALYSE). Chaque critère retenu aura une colonne dédiée. Le calcul pondéré apparaîtra dans la cellule avec la note à gauche, le coefficient au milieu, et le résultat en bas à droite.
Une fois ce tableau complété, utilisez les notes finales pour indiquer manuellement le mieux-disant (cochez la case en bout de ligne). La sélection manuelle n'est pas modifiable si le choix automatique du mieux-disant est activé (voir : Options automatiques). Le mode automatique active une colonne 'Proposition de classement' (calcul basé sur les notes globales).
Affichez en synthèse le nom des entreprises moins-disantes et/ou mieux-disantes en cochant les cases correspondantes sous le tableau de chaque lot.
Négocier et finaliser les offres des entreprises
Il existe deux manières de modifier l'offre d'une entreprise pour une négociation. La première consiste à appliquer une remise sur le montant total, tandis que l'autre permet de moduler tous les prix unitaires saisis dans le comparatif.
C’est dans le style 'Saisie de l'offre' (onglet ANALYSE) que l’on peut insérer les remises accordées par les entreprises.
Appliquer une remise sur le montant total
Le principe est de créer une ligne de négociation (niveau 7) en bas du lot via le bouton "Ajouter une négociation" , dans laquelle vous pourrez saisir un montant par entreprise. Elle s'appliquera au total brut du lot (HT pour les remises en pourcentage au forfait). L'intitulé de la remise apparaît en début de ligne, modifiez-le si besoin.
Placez-vous sur le lot en question, sélectionner l'entreprise voulu, puis dirigez-vous vers la fin de votre saisie de l'offre. Un bouton "Ajouter une négociation" est disponible
Remise forfaitaire : pour déduire un montant forfaitaire votre montant du lot H.T
Taux de remise (en pourcentage) : pour déduire/ajouter un pourcentage sur le montant du lot HT. Saisissez un taux par entreprise sans oublier le signe « - » si vous voulez appliquer une remise !
Remise forfaitaire :
Pour créer une remise d'un montant déterminé. Editez le label de la remise, puis renseigner son montant.
Vous pouvez soit créer une remise forfaitaire ou un arrondi commercial selon un arrondi souhaité.
Une prévisualisation est disponible dans l'encadré Aperçu pour vérifier le montant après remise.
Taux de remise :
Pour créer une remise en fonction d'un pourcentage. Editez le label de la remise, puis renseigner le pourcentage à affecter à la remise.
Vous pouvez saisir ce pourcentage soit en fonctionne de la base du lot (montant H.T non remisé) ou sur le montant négocié (montant H.T après remise antérieure)
Une prévisualisation est disponible dans l'encadré Aperçu pour vérifier le montant après remise.
Appliquer une remise/augmentation sur tous les prix unitaires d’une entreprise
Utilisez la fonction mise à prix à partir du bouton Gestion des prix en haut à droite de votre saisie de l'offre.
Puis renseigner le pourcentage :
Attention : cette opération est irréversible !
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