Gérer les paiements des entreprises
Sur cette page, vous allez apprendre à créer et utiliser les propositions de paiements de DeviSOC et comment les éditer.
Voici ci dessous une explication des 2 modes de facturations que vous allez pouvoir faire avec DeviSOC, soit via des situations de travaux soit directement via des propositions de paiements.
Attention à bien distinguer les ‘Situations réalisées’ des ‘Propositions de paiement’, ceci vous sera utile pour la suite du suivi financier.
DeviSOC permet de suivre la comptabilité de deux manières :
Soit vous établissez des ‘Situations réalisées', en renseignant un état d’avancement pour chaque ouvrage (vous disposez de raccourcis pour saisir l'avancement d'une série d'ouvrages en une seule opération): DeviSOC en déduira automatiquement le montant réalisé dans les propositions de paiement
Qu'est-ce qu'une situation réalisée ?
Les situations réalisées servent à vérifier l’avancement des travaux en actualisant périodiquement les quantités réalisées pour chaque ouvrage, lot par lot.
Qu'est-ce qu'une proposition de paiement ?
Les propositions de paiement permettent d’établir les documents de facturation pour l’entreprise.
Soit vous éditez directement les ‘propositions de paiement’ en mode de calcul ‘FORFAITAIRE‘, et dans ce cas-là, vous pourrez saisir le montant des travaux réalisés par l'entreprise dans chaque nouvelle proposition, sans passer par le style ‘situations réalisées’. Cela implique de connaître à l’avance le montant à payer.
Les situations d'avancement
Les styles DeviSOC permettant de réaliser des situations d'avancement sont :
Les situations réalisées se décomposent en 4 parties :
L’entête de gestion
La page de garde par lot
Le corps du lot (liste et avancement des ouvrages par %, quantités ou montants)
Le récapitulatif de l’avancement par chapitre et par avenant et les montants correspondants (dont les acomptes déjà perçus par l’entreprise)
Contrairement aux ‘propositions de paiement’, on actualise le même document à chaque nouvelle situation tout en gardant un historique des situations. Pensez à les valider pour enregistrer chaque situation et les sauvegarder en PDF pour en garder une copie.
Vous pouvez aussi utiliser le style Historique des Situations :
Ouvrir les situations réalisées
Cliquez sur 'Situations réalisées par lot' dans Navigateur\Suivi Entreprises.
Placez-vous sur le titre d'un lot à l'aide du mode PLAN
Complétez l'entête de la situation par lot
1 | N° et date de situation | Saisir le numéro de situation ainsi que la date , ils seront reportés sur la page de garde et les différents documents |
2 | % de réalisation marché | % cumulé d'avancement du lot. |
3 | % de réalisation marché+Avenants | % global d'avancement du lot+ tous les avenants validés rattachés au lot. Tous les pourcentages saisis dans les différentes lignes seront écrasés par la nouvelle saisie . |
4 | Importer une situation | Permet d'importer une situation d'avancement en excel saisie par l'entreprise, l'export de la situation se fait dans le menu “Fichier”, Puis 'Import export' |
5 | Mode se sortie | Permet l'impression de la situation en Papier, PDF ou en envoi par mail |
6 | Paramètres | Affiche les options supplémentaires comme l'affichage par localisation, par métré Z… |
7 | VALIDER LA SITUATION | Valide une situation en enregistrant tous les % d'avancement et en incrémentant le numéro de situation de 1 |
8 | Gestion des situations | Permet de charger ou de supprimer une situation |
Saisissez l’avancement global par lot
Utilisez l’en-tête de la situation pour paramétrer l’avancement sur l’ensemble du lot. Avant de saisir un nouvel état d’avancement, incrémentez le numéro de la situation pour signifier qu’on passe à la suivante
ATTENTION : NE JAMAIS CHANGER LA NUMÉROTATION DES SITUATIONS DEPUIS LA PAGE DE GARDE.
Vous pouvez saisir ici un pourcentage d’avancement général pour le lot complet ( ‘% de réalisation marché’ : cela aura pour effet de caler tous les ouvrages au même avancement. Vous pourrez ensuite détailler cette saisie ouvrage par ouvrage.
Attention : les situations d’avenant sont séparées des situations de lot. Vous avez toutefois la possibilité de les gérer simultanément, à la saisie comme à l’impression.
Cliquer sur le bouton pour afficher les paramètres avancées des situations.
Cochez la case 'Afficher la situation des avenants avec le lot’ pour fusionner les 2 parties et éviter des opérations à la saisie et à l’impression. Les chapitres d’avenants vont apparaître sous les chapitres du marché.
Sinon vous devrez utilisez le bouton [Aller sur la situation des avenants] pour naviguer d’un document à l’autre.
Vous pouvez renseigner l’avancement pour le lot complet Y COMPRIS l’avenant ( ‘% de réalisation marché + avenant’ )
Saisissez l’avancement par ouvrage
Modifiez un des trois paramètres pour chaque ouvrage (%, quantité ou montant)
Exporter et importer une situation d'avancement
Vous pouvez exporter vers Excel la situation d'avancement d'un lot soit vierge soit avec un avancement déjà effectué.
Pour exporter votre situation :
Cliquez d'abord sur les paramètres du style (en haut à gauche).
Choisissez les données à saisir librement par l'entreprise qui complètera le fichier Excel.
Retournez sur le style Situation puis sur le lot à exporter.
Cliquez ensuite dans le menu “Import/Export” puis sur Export Excel
Pour importer il suffit de cliquer sur l’icône 'import de la situation' pour récupérer le fichier Excel rempli par l'entreprise titulaire du lot.
Validez une situation / enregistrez l'historique d'avancement
La validation d'une situation permet d'enregistrer tous les % de la situation courante par numéro de situation.
Après avoir saisi les pourcentages d'avancement, cliquez sur le bouton [VALIDER LA SITUATION]
DeviSOC proposera de créer une proposition de paiement associée. Vous pourrez accepter ou refuser la création (et donc la créer par vous même plus tard)
Attention : La situation sera tout de même validée
Indiquer les paiements antérieurs de l’entreprise
Uniquement si l'entreprise à déjà perçu un acompte qui n'a pas fait l'objet d'une situation précédente !
Entrez le montant de l’acompte déjà perçu par l’entreprise (en HT ou en TTC selon le marché) à partir du + vert dans le récap du lot
Préparation et pré-requis pour l'édition des propositions de paiement
Assurez-vous d’attribuer les marchés, sinon les propositions ne pourront pas être créées. Vérifiez tous vos paramètres dans le tableau des généralités du lot, surtout les montants du marché initial et des avenants validés, mais aussi la retenue de garantie, la caution et l’avance forfaitaire (voir le tableau données SUIVI)
Les propositions de paiements (ou certificats de paiements) sont enregistrées dans chaque affaire pour chacun des lots attribués. Chaque proposition enregistrée correspond à un état d'avancement.
Les propositions calculent les diverses retenues et actualisations/révisions en fonction des données définies pour le marché de l'entreprise.
Les propositions de paiement sont toutes sauvegardées au fur et à mesure. Elles sont visibles dans la catégorie "compatabilité" du mode PLAN.
Deux style de propositions sont disponibles dans le navigateur :
‘proposition/décompte avec historique‘ : affiche les montants cumulés (avancement, retenues…) avec un historique des montants proposés.
'proposition/décompte montants actu’ : affiche un détail de tous les montants actuels, antérieurs, cumulés, mais sans historique.
Description d'une proposition de paiement
Paramètres généraux
Sujets | Descriptions | Exemples | Avertissements |
| Certaines lignes sans objet seront masquées. | Actualisation ou révision. Avance forfaitaire | A cocher après avoir tout renseigné ! |
| Choix entre la saisie des montants HT ou TTC | Dans les 2 cas la TVA sera affichée | Donnée par LOT Non modifiable par proposition. |
| Mode Forfaitaire : permet de saisir un montant ou un pourcentage réalisé. Suivi réalisé : le montant se calcul dans la situation se reporte automatiquement | On préfèrera le mode forfaitaire pour un petit lot, car il n'est pas utile de valider une situation au préalable. | Donnée par LOT Non modifiable par proposition. Le mode forfaitaire ne permet pas de détailler l'avancement, ni de gérer une TVA multi-taux ! |
| Utile si plusieurs taux de TVA sur le lot concerné | ||
| Cocher "Inclure" pour déduire la RG. Saisir le montant TTC de la caution au besoin | en général on saisira 5 % de RG Une caution peut être saisie à tout moment. | Une caution remplace et annule la RG si elle couvre le montant équivalent. |
| utile si le marché est actualisable ou révisable... | ||
| Calcul une retenue pour approvisionner le compte Prorata | 1.5 % Prorata | si vous ne gérer pas le prorata, le montant retenu pourra être restituer dans le décompte. |
| Calcule une remise si le paiement à l'entreprise est perçu dans les délais contractuels | 3ù d'escompte si paiement sous 8 jours | |
| Par défaut le calcul du décompte se fait sur les montant précédemment proposés. | Décompte basé sur les montants payés uniquement si vous êtes le payeur | Il faudra saisir les montants payés au fur et à mesure sur chaque proposition ! |
| en cas de paiement direct au sous-traitant, cocher l'option | les acomptes payés aux sous-traitant seront déduits (en HT) | Donnée par LOT Non modifiable par proposition. |
| Affiche une cellule texte | Ajoutez un texte dans cette cellule | |
| Cocher cette option si vous souhaitez pouvoir appliquer des pénalités en cous de chantier | Pour retard de chantier, absence aux réunion ou non remise de document | Donnée par LOT Non modifiable par proposition. |
| 2 boutons qui renvoient vers les données d'actualisation / révision et pour ouvrir le fichier des indice BT et TP | ||
| permet de renseigner l'avancement détaillé ou par lot d'une situation |
Proposition de paiement
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| A compléter dans les champs |
| A saisir en mode "forfaitaire" (voir détails) Non modifiable en mode "suivi réalisé" |
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| S'il a une avance forfaitaire, saisir le montant à récupérer (entre 60 et 80 % d'avancement) |
| Possibilité de modifier le nom d' l'expéditeur et le mode de règlement |
| Choisir une image pour la signature de la proposition de paiement |
Inclure ou non les escomptes dans les propositions
Les propositions de paiement permettent de calculer les escomptes accordés pour le paiement. Ce montant peut être inclus dans la proposition de paiement, ou bien n'apparaître qu’à la fin, pour information. Les paramètres concernant l’escompte doivent être validés avant de créer la première proposition de paiement, et ce pour éviter de fausser le calcul du décompte définitif.
Saisissez le pourcentage d’escompte accordé dans le tableau ‘données SUIVI’ ou sur l’en-tête des propositions Définissez le mode de calcul :
Exclu : calculé sur le montant TTC et indiqué pour info au bas de la proposition Inclus : calculé sur le montant HT, la ligne est insérée dans la proposition
Créer la première proposition de paiement
Cliquez sur le bouton [ajouter une proposition de paiement] sous le tableau d’en-tête pour créer la première proposition. Validez la fenêtre de confirmation pour créer la première proposition, ou cliquez sur [Non] pour corriger les paramètres du lot
Saisir les montants d’avancement
Soit la ‘situation d’avancement’ du lot a été renseignée (cf. : Saisir l’avancement global par lot) et le montant réalisé par l’entreprise est automatiquement récupéré dans le cadre TRAVAUX (encadré en rouge ci-dessous)
Soit vous renseignez ce montant manuellement à chaque nouvelle situation, en remplaçant le chiffre en bleu
Créer les propositions suivantes
Si une proposition existe déjà dans un lot, placez-vous au bas de cette dernière et cliquez sur le bouton [Ajouter une proposition de paiement]
La nouvelle proposition apparaît à la suite :
Saisissez le nouveau montant des travaux réalisés. Contrôlez les retenues et les totaux avant d’ajouter la proposition suivante
Synchroniser avec les situations d’avancement
Vous pouvez compléter automatiquement les propositions de paiement en tenant à jour les situations
d’avancement reliées à chaque lot, le montant sera récupéré lors de la création des propositions et pourra être ajusté selon l’avancement réel.
Si vous souhaitez utiliser ce lien, pensez à mettre à jour la situation d’avancement du lot avant de créer la nouvelle proposition de paiement Suivre l'avancement des travaux (Situations Réalisées)
Si l’avancement a été modifié sur un lot et que vous souhaitez corriger le montant dans les propositions, cliquez sur le bouton [mettre à jour la dernière proposition] en bas de cette dernière. Cette action va réinitialiser le montant saisi en fonction de la situation d’avancement. Attention, vous ne pourrez pas revenir en arrière.
Imprimer ou envoyer par mail une proposition de paiement
Il y a plusieurs possibilités pour imprimer ou envoyer votre proposition de paiement :
Placez-vous sur la proposition de paiement souhaitée (en mode PLAN ou DOCUMENT), Puis choisissez le bouton [Imprimer], [Aperçu] ou [PDF] dans la barre d'icônes standard.
Utilisez les icônes en haut à droite de votre proposition de paiement
Supprimer une proposition de paiement
Le mode de fonctionnement des propositions de paiement ne permet pas de supprimer n’importe quelle proposition. Il est nécessaire d’effacer avant toutes celles qui en dépendent. (Par exemple, sur 3 propositions, pour modifier la première, il faut supprimer les 2 autres)
Placez-vous sur la dernière proposition Cliquez sur [Supprimer la dernière proposition] et validez le choix par [OK]. Ou utilisez le mode PLAN pour pointer la proposition à supprimer dans l’onglet ‘Propositions de paiements’ puis tapez F4
Suivre le paiement des sous-traitants
Vous trouverez la liste des sous-traitants associés à un lot au bas de chaque proposition de paiement, à condition d’avoir ajouté l’entreprise sous-traitante avant la création de la proposition Ajouter un sous-traitant pour un lot.
Ouvrez la dernière proposition du lot. Placez-vous sur le tableau des sous-traitants à la fin de cette proposition. Saisissez un pourcentage ou un montant fixe (TTC) dans ce tableau.
Le détail de paiement entreprise/sous-traitant apparaît au bas de la proposition de paiement
Actualisation et révision dans les propositions de paiement
Le calcul se fera automatiquement dans les propositions de paiement en fonction du montant réalisé, si les données d'actualisation et le fichier des indices sont renseigner.
Voir les données d'actualisation
Gérer les retenues dans le calcul des propositions
On retrouve toutes les sommes à déduire du montant réalisé dans la partie RETENUES des propositions de paiement. Certaines retenues sont calculées automatiquement (retenue de garantie, prorata), d’autres sont à saisir selon leur utilisation (récupération de l’avance forfaitaire, caution complémentaire).
La caution solidaire et la retenue de garantie
La retenue de garantie est la somme égale à 5 % du marché commandé qui peut être retenue par le maître de l'ouvrage sur les paiements des acomptes réclamés par l'entrepreneur.
Toutefois, la retenue de garantie stipulée contractuellement n'est pas pratiquée, si l'entrepreneur fournit pour un montant égal une caution personnelle et solidaire émanant d'un établissement financier figurant sur une liste fixée par décret.
Si une caution (initiale ou complémentaire) est ajoutée, mais ne couvre pas l’ensemble du montant total de la RG prévue, le montant de la caution sera déduit de la provision actuelle de la retenue de garantie.
Calculer la retenue de garantie (RG)
Renseignez le pourcentage de la retenue de garantie pour chaque lot dans ‘données SUIVI’
Renseigner les données de suivi
Saisissez le montant des travaux réalisés pour faire apparaître la retenue de garantie
Ajouter une retenue libre
Cette fonction permet d’insérer une retenue libre dans la proposition courante afin de déduire une dépense imputée à l’entreprise (nettoyage de chantier, frais supplémentaires…)
Placez-vous sur la proposition désirée, dans la partie RETENUES. Cliquez sur le bouton + (voir aperçu), Complétez la nouvelle ligne en précisant le libellé de la retenue. Indiquez le pourcentage ou saisissez directement le montant au bout de la ligne.
Éditer les décomptes définitifs
Ajouter un décompte définitif
Pour créer un décompte, cliquez sur le bouton [Ajouter un décompte] au bas de la dernière proposition.
Compléter un décompte définitif
Tous les montants qui apparaissent en bleu sont modifiables (caution, gestion prorata, récupération de l’avance forfaitaire et les pénalités de chantier qui proviennent des comptes-rendus). Vérifiez-les et corrigez-les si besoin.
Si d’autres montants sont erronés, il faut supprimer le décompte et corriger la proposition de paiement précédente, puis recréer le décompte.
Supprimer le décompte définitif d’un lot
En mode Document, toujours dans le style ‘Proposition/décompte’, cliquez sur le bouton
[supprimer le décompte] au bas du décompte définitif
Imprimer ou envoyer par mail le décompte définitif
Placez-vous sur le décompte de votre lot (en mode PLAN ou DOCUMENT), Puis choisissez le bouton
[Imprimer], [Aperçu] ou [PDF] dans la barre d'icônes standard.
Utilisez les icônes en haut à droite de votre décompte
Dernière mise à jour
