Préparer le suivi financier

Sur cette page, vous allez apprendre à utiliser les styles de suivi de chantier de DeviSOC afin de renseigner les données marchés.

Assurez-vous d’attribuer les marchés, sinon les propositions et avenants ne pourront pas être créées. Plus d'information sur le chapitre précédent.

Renseigner les données de suivi

DeviSOC cherche toutes les informations spécifiques à chaque lot dans le tableau ‘Données SUIVI’ dans l’onglet SUIVI ENTREPRISE.

Ce tableau affiche les renseignements déjà saisis dans les ‘données Consultation’ ou ‘données Marchés’. Ces données permettront à DeviSOC d’établir les propositions de paiement et les autres documents liés au suivi comptable.

• Renseignez les données manquantes sur chaque ligne

• Laissez un vide sur les cellules qui ne sont pas concernées (s’il n’y a pas de caution ou d’avance forfaitaire par exemple)

• Cliquez-droit sur le titre d’un lot pour reprendre les données d’un lot vers un autre (et modifiez ensuite les valeurs si nécessaire)

Enregistrer ces données pour faciliter la saisie

La plupart de ces données peuvent être saisies et enregistrées dans la fiche compétence de l’entreprise (dans le carnet d’adresses) pour être récupérées dans les affaires suivantes. On peut enregistrer plusieurs profils par entreprise : un pour chaque compétence. Pour cela, la saisie doit se faire directement sur la fiche du contact.

Enregistrez les détails de facturation pour une entreprise à partir du carnet d’adresses général

La récupération de ces données sera proposée au moment où vous attribuez les marchés

La première étape de l’attribution permet d’associer la bonne compétence au lot : une compétence existante, une nouvelle, ou sans compétence du tout.

Confirmez ensuite l’utilisation des données sauvegardées pour la compétence choisie

Paramètres à renseigner	Utilisation	Particularité
Mode de règlement	Choisir dans le menu contextuel ou saisir manuellement	Cette information est reprise sur plusieurs documents de consultation
Index de révision	Clic-droit pour le choisir dans la liste des indices BT	Double-clic sur l'indice pour accéder aux paramètres d'actualisation (voir chapitre Erreur ! Source du renvoi introuvable.)
% Esc. (escompte)	Saisir le % d'escompte applicable aux propositions de paiement	Vérifier que l'escompte soit inclus ou pas dans le calcul des propositions
% Frais de métré	Saisir le % de frais de métré par rapport au marché	Ces frais apparaissent sur le règlement de consultation et sur le contrat de frais de métré
% prorata	Saisir le % de prorata à provisionner à chaque proposition de paiement	Le décompte définitif propose de rembourser le reliquat des provisions payées
% RG (Retenue de garantie)	Saisir le % de RG applicable aux propositions de paiement	S'annule automatiquement si une caution est saisie en cours de chantier
% Remboursement RG	Saisir le % de RG qui sera remboursé en fin de chantier	Cette opération de remboursement est possible quand le décompte définitif est créé
Caution	Saisir un montant de caution	Peut être ajoutée en cours de chantier
% remise sur proposition	Saisir le % de remise accordée par l'entreprise lors du paiement de chaque situation	Peut être ajouté en cours de chantier
Avance forfaitaire	Saisir le montant de l'avance accordée à l'entreprise	Ne peut pas être ajoutée en cours de chantier (à moins de recréer les propositions)
Avance contractuelle	Saisir le montant de l'avance contractuelle	Cette information apparait pour mémoire, elle n'est pas liée aux propositions
Type proposition	Afficher les montants des propositions de paiement en prix HT ou en prix TTC	Pour maitre d'œuvre : HT Pour maitre d'ouvrage : TTC
Décomptes basés sur montant	Calculer le décompte sur les montants proposés ou bien réellement payés par le maitre d'ouvrage	Pour maitre d'œuvre : montants proposés Pour maitre d'ouvrage : montants payés
Escompte inclus	Choisir si l'escompte est inclus dans le calcul du décompte définitif ou non	Pour maitre d'œuvre : escompte pas inclus Pour maitre d'ouvrage : escompte inclus

Préparer Actualisation

Choisir le type indexation

Pour le contenu des pièces du marché, il suffit de renseigner le type d’indexation des prix retenus pour chaque lot, dans les données du marché (onglet MARCHE) : prix fermes, actualisables ou révisables.

DeviSOC fera correspondre les chapitres dans les pièces du marché (CCAP) selon l’indexation retenue.

Choisir un Index

Il faut ensuite choisir un index de révision des prix ou d'actualisation, dans l’onglet SUIVI ENTREPRISE, Données SUIVI ou Données actualisation

Pour chaque lot compléter les données d'actualisation :

1. Cocher "oui" pour actualisation ou/et révision

2. Choisir l'index dans le menu déroulant

3. Saisir les dates M0 et Mn

4. Vérifier ou modifier la formule de calcul correspondante

Mettre à jour les indices d'actualisation et de révision

La mise à jour peut se faire de 2 manières :

En ouvrant manuellement le fichier suivant :

C:\SOC\DeviSOC v6.0\Usr\Commun\Config

Ou en cliquant sur le bouton [ouvrir le fichier indices d'actualisation] dans le navigateur Suivi Entreprises

1. Activez l'affaire courante (Aff) sur ce fichier pour le compléter

2. Choisir un index (BT01 par exemple) et placez-vous sur le dernier indice

3. Insérez une ligne

4. Choisir niveau 9 « indice élémentaire »

5. Créer le nouvel indice

Il ne vous reste plus qu'à renommer et saisir la valeur officielle.

Pour créer un nouveau groupe BT, insérez une ligne de niveau 8 « Indice » et saisissez sa numérotation (BTXX)

Vous pouvez aussi déplacer, copier des lignes d’indices, faire le tri dans les plus anciennes, etc. Une fois la saisie terminée, n'oubliez pas de refermer le fichier.

Paramétrer les formules de révision

Pour chaque lot, vous devez renseigner l’indice, la date de départ M0 et la date d’actualisation Mn, puis la formule de calcul à adapter selon votre méthode (vous pouvez modifier les coefficients etc…)

Pour chaque lot, vous choisissez si on calcule une révision ou une actualisation : Cochez oui/non pour activer/désactiver le calcul

Formule par défaut :

Formule personnalisée :